仕事関係

仕事でキャパオーバーなのは無能?何から手をつければ良いかわからないときの対処法

悩める人

✔ 仕事量が多すぎて限界。
✔ 仕事が全く終わらないのは自分が無能だから?

繁忙期などで仕事が一気に集中したりすると、何から手をつけてよいかわからずパニックになることがありますよね。

やってもやっても仕事が終わらず溜まっていくだけの状態に陥ると、

『自分は無能なんじゃないか』

と自信がなくなることもあるでしょう。

ですが、仕事がキャパオーバーと感じた時に「自分が無能」だと思ってはいけません。

冷静になって、次のことを試してみましょう。

  • 仕事を断る勇気を持つ
  • 自分がやらなければいけない仕事を書き出す
  • 上司に相談する
  • 睡眠時間はしっかり確保する

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この記事を読めばわかること

✔ 仕事でキャパオーバーになる原因
✔ 仕事でキャパオーバーだと感じたときの対処法
✔ キャパオーバーになったときのNG行動

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仕事でキャパオーバーの状態とは

仕事でキャパオーバーの状態とはどのような状態を指しているのでしょうか。

「キャパシティ(capasity)」=「許容量」

「オーバー(over)=「越える」

英訳すると、「許容量を越える状態」だということがわかります。

仕事の許容量というものは、人によって、また、人が同じでもその仕事の経験値によっても変わります。

ですから、キャパオーバーの状態は周りから見て簡単にわかるものではなく、自分がキャパオーバーだと感じたらそれがキャパオーバーな状態と言って良いでしょう。

仕事でキャパオーバーになる原因

原因を考える

仕事でキャパオーバーだと感じる状態は、
人によって/仕事によって異なることを前の章でお伝えしました。

それでも、仕事でキャパオーバーになる原因にはある程度共通点があるはずです。

考えられる原因を挙げてみました。

  • 仕事の進め方の効率が悪い
  • 仕事に完璧を求めすぎてしまう
  • インプットする時間が圧倒的に足りない
  • 付与される仕事量が自分だけ圧倒的に多い
  • 繁忙期に仕事が集中しやすい部署に居る

仕事の進め方の効率が悪い

仕事の進め方の効率が悪い人は、仕事量が自然と多くなりキャパオーバーになりがちです。

例えば、次のような人は効率が悪い仕事の進め方をしてしまっているでしょう。

  • 分からないことを聞かずに自分で調べようとする
  • 計画の全体像を把握できていない
  • PCスキルが低い

全て自分でやろうと思ってしまう人は仕事を抱えがちです。効率の良い人は、自分の仕事は自分がハンドリングしつつも、要点を押さえて他に人に仕事を任せます。

計画の全体像が見えていないと、力の抜きどころと入れどころが分からず、全てに全力投球するしかありません。
また、何から手を付ければ良いかの優先順位もつけられなくなるため、全体像を掴むというのは非常に重要です。

PCスキルが低い点については、例えばパワーポイントやエクセルが苦手だったり、タイピングが遅いなどが挙げられます。
ベースの作業効率が下がるため、PCスキルは磨いておいて損はないです。

仕事に完璧を求めすぎてしまう

仕事で100点を求めてしまうと、人の意見に左右されすぎたり、細かい所ばかりに目が行き、大局を見失うことがあります。

また、仕事に100点を求める完璧主義者は責任感が強いあまりに、仕事が上手く進まなかったり、ミスをしてしまうとそれを引きずってしまう傾向もあるでしょう。

ミスを引きずって悩むことは、作業効率に悪影響を及ぼし、更にキャパオーバーとなる可能性もあるので注意が必要です。

インプットする時間が圧倒的に足りない

その仕事への経験が浅い場合、1つの仕事をこなすだけでも仕事に関連する周辺知識をつける必要がありますよね。

仕事を覚えなければいけない(=インプット)段階で、仕事の成果を出さなければいけない(=アウトプット)のは非常に大変です。

仕事を仕上げるには周辺知識が欠かせないにも関わらず、仕事をこなすことに追われてインプットの時間が取れないことが原因で仕事の質も下がってしまう。

そんな負の循環に陥ってしまうと、「キャパオーバー」だと感じる人も多いのではないでしょうか。

付与される仕事量が自分だけ圧倒的に多い

同じ職場の中でも担当者によって業務量に偏りがあることがあります。

組織的には均等に仕事が付与されているはずなのに、特定の人で全く仕事しない人が居ると、自ずと仕事は他の人に回ってきてしまいます。

全く仕事をしない先輩に困っている方は「仕事をしない先輩にイライラ!給料泥棒の先輩の特徴と対処法」をお読みください。

また、上司からの期待あるいはパワハラにより自分だけ仕事量が多い場合もあるでしょう。
自分だけ仕事量が多いとイライラして職場の周りの人たちが敵に見えることもありますよね。

そんなときは、

【自分だけ仕事量が多いのが不満】仕事量を減らす方法としてはいけない振る舞い」を読んでみてください。

繁忙期に仕事が集中しやすい部署に居る

そもそも繁忙期は仕事がキャパオーバーになることがあると思います。

経理部署であれば決算時期は相当忙しいですし、計画策定部署であれば下期から年度末にかけてが繁忙期となるでしょう。

ただし、繁忙期があるということは閑散期があるでしょうから、『繁忙期を乗り越えれば楽になれる!』という気持ちで頑張ることができるケースもありますよね。

仕事でキャパオーバーだと感じたときの対処法

悩める人

もうだめだ!仕事が多すぎる!

さて、仕事量が多くてキャパオーバーだと感じた時は、どのように対処するべきなのでしょうか。

  • 仕事を断る勇気を持つ
  • 自分がやらなければいけない仕事を書き出す
  • 上司に相談する
  • 睡眠時間はしっかり確保する

仕事を断る勇気を持つ

与えられた仕事を全て受け入れるのではなく、取捨選択して断る勇気を持ちましょう。

あなたに仕事をお願いしてきた人は、あなたが断れば別の人に仕事をお願いするだけです。気にする必要はありません。

『せっかく自分を頼ってきてくれたのに』という想いもあるかもしれませんが、現在の仕事量を伝えて、

悩める人

今は引き受けられません。

という意思表示をしましょう。

だからといって、『今後あなたにはお願いしない!』なんて人はいないはずです。

自分がやらなければいけない仕事を書き出す

キャパオーバーになると何から手をつけて良いか分からなくなります。

そんな時には、自分がやるべきことを書き出してみましょう。

すると頭が整理され、優先すべきことが見えてくるはずです。

キャパオーバーになっていた理由は、意外と自分の感情で頭が一杯になっているなんてこともよくあります。

『上手くいかなかったらどうしよう』
『あの時こうすれば良かった』

という不安や後悔などのマイナスなメンタルが頭の中を支配してしまっていると、やるべきことはそんなに多くなくてもキャパオーバーだと感じてしまうのです。

上司に相談する

仕事量が多いと感じたら上司に相談しましょう。

上司は職場の仕事を滞りなく進めることが責務ですから、万が一あなたがメンタルなどで離脱してしまった場合のリスクを気にするはずです。

したがって、あなたの仕事の一部を別の人に分け与えるなどの対策を取ってくれるでしょう。

あなたが我慢をして仕事を抱えていることの方が、上司としてはよっぽど困るわけです。

でんけん

上司も、あなたがやる気があるのなら仕事を奪ってもいけないと思っているかもしれません。

睡眠時間はしっかり確保する

どれだけ仕事が忙しくても、睡眠時間は確保しておきましょう。

帰宅する時間が遅ければ、テレビを見たりだらだらしたい気持ちも分かりますが、とにかく寝ることを優先すべきです。

また、職場で昼寝ができる環境にあるなら昼寝をおすすめします。

昼寝の効果と最適な昼寝の時間については、「昼寝の時間はどれくらいが最適?仮眠の効果と注意事項」で解説されているので読んでみてください。

【これだけはやってはいけない】仕事でキャパオーバーだと感じたときのNG行動

あなただけ

仕事量が多くてキャパオーバーになっている時は、メンタルも不安定かと思いますが、だからと言ってやってはいけないNG行動についてもご紹介します。

  • 残業を前提に仕事をすること
  • 全ての仕事をこなそうとすること
  • 仕事を適当にこなすこと

残業を前提に仕事をすること

仕事でキャパオーバーだと感じても、残業を当たり前にしてはいけません。

残業すれば何とかなるか~

残業を当たり前にして仕事をすると更に効率が悪くなります。
「デキない社員」に近づくだけです。

あくまで所定労働時間でやるべきことを終わらせることに集中しましょう。

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全ての仕事をこなそうと思うこと

何度もお伝えしてきましたが、仕事量が多い時に全ての仕事をこなそうとするとキャパオーバーになります。

自分がやるべき仕事を書き出し、その中から優先度の高いものをつぶしていきましょう。

仕事を適当にこなすこと

「優先順位の高い仕事からこなしていけ」という点に関連し、仕事量が多いからといって一つ一つの仕事を適当にこなしてはいけません。

その理由は次のとおりです。

  • 適当な仕事は周囲からの信頼を失う
  • 適当な仕事でミスをするとリカバリーに時間を要す

適当に仕事をしていれば、周囲の人はわかります。仕事をお願いする側からすると、いくら仕事が忙しかろうと雑に仕事をされれば迷惑です。

また、適当に仕事をこなすことでミスをしてしまうと、関係者に迷惑をかけるだけでなく、作業のやり直し、再発防止策の検討、謝罪等、やらなければならない仕事がむしろ増えます。

仕事でキャパオーバーになるのは必ずしもあなたが無能ではない

仕事でキャパオーバーになっても、自分を責める必要はありません。

冷静に対処すれば頭の中が整理され、前に進められるようになるはずです。

仕事でキャパオーバーだと感じたときは次のことを試みてみましょう。

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でんけん
旧帝大卒/大手インフラ企業サラリーマン/自身の経験を元に20代の若手社会人に向けた記事を発信中