この記事は次のような方に読まれています。
- 秘書の仕事がつらいと感じている
- 自分が秘書の仕事に向いているかわからない
秘書は１つの会社に何人もいるものではないため、秘書の仕事のつらさを分かち合える人が社内にいない･･･なんてことも秘書の仕事のつらいところですよね。
この記事は筆者の秘書経験にもとづいて書いています。
この記事を読む前に
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秘書の仕事とは
秘書の仕事は、企業の経営陣や管理職の業務の総合的なサポートを行うことです。
多くの場合、特定の会社役員クラスの業務をサポートします。
秘書業務の内容や範囲は会社によって異なるものの、基本となる業務は次のとおりです。
- スケジュール調整・管理
- 来客・電話・メール対応
- 文書作成・管理
- 上司の社内業務のサポート
- 各種手配業務
①スケジュール調整・管理
上司のスケジュール調整や管理は、秘書の大切な仕事のひとつです。
いつ、どこで会議があるのか、誰と打ち合わせをするのか、予定を把握し、上司に伝えたり、調整を行ったりします。
また、新しいアポイントが入った際に、対応できる日時や時間帯を確認したり、打ち合わせの会議室を手配したりすることもあります。
万が一予定が重なってしまったり、重要なアポイントの日程を間違えていたりすると、上司の信頼が損なわれてしまうことになりかねません。このようなことが起こらないよう、秘書がスケジュールの管理とリマインドを行います。
②来客・電話・メール対応
上司に来客があった際は、秘書が応接室に案内をしたり、必要な書類を用意したりします。また、上司が不在の際に電話があったら、代わりに対応するのも秘書の役割です。
経営陣や管理職は、様々な業務を抱えているもの。一本のクライアントからの電話に対応することさえ、困難な場合もあるでしょう。
上司の仕事を効率化するため秘書が一次対応を行い、自分のみで対応できるものであるか、上司の判断を仰ぐべきものか、判断して振り分けておくことが大切です。
また、上司に届いたメールの内容をチェックしておくことも、秘書の大切な仕事です。簡単なメールの返信であれば、上司に代わって秘書が行うこともあります。
具体的にどこまでを秘書が担当するのかは、それぞれの上司の考え方や企業のスタンスによって異なるもの。上司の意向や企業としての優先順位を把握して適宜判断し、対応すべき業務の幅を決めることが大切です。
③文書作成・管理
上司の業務に関連する社内文書や社外文書の作成、管理も秘書が行います。
経費の精算書類や報告書類、取引先等に書類を送る際のカバーレター、打ち合わせに使用する資料など、作成する書類の種類は様々です。
また、作成した書類の管理や保管、ファイリングといった仕事もあります。
必要となったときに適切な書類をすぐ取り出せるよう、日頃からルールに従ったファイリングを行っておくことが大切です。
④上司の社内業務のサポート
上司が快適に、効率よく仕事ができるように社内環境を整え、上司の仕事に関わる業務をサポートすることも秘書の大切な役割です。
執務室の清掃や会議室・応接室の予約、郵便物の管理、備品の調達・管理など、総務や庶務の管轄である仕事も、上司の業務効率化を図るため、秘書が行うことがあります。
また、企業の経営陣や管理職を担う上司には、社外からだけでなく、社内からの問い合わせや書類確認依頼等も数多く回ってくるものです。
秘書は、これらの受付けを行い、整理してから上司に渡します。上司が担う社内対応の負担が軽減されるように、細かい調整を心掛けることが大切です。
⑤各種手配業務
上司が出張する際の新幹線や飛行機予約、ホテル予約の他、取引先訪問時の手土産や会食時のレストラン予約といった手配も秘書が行います。
その他、宅配便、タクシー、年賀状、お礼状など、幅広い手配業務に対応するのも秘書の仕事です。
秘書の仕事のつらいところ
筆者が実際に感じた秘書の仕事のつらいところは次の５つです。
- 業務の幅が広い
- 上司への気疲れ
- 孤独であること
- パワハラ・セクハラの被害リスクがある
- 自分のスケジュールが立てにくい
- 社内で上司の愚痴を言えない
①業務の幅が広い
秘書が付くような役職者は、幅広い業務分掌を抱えているため、周りに付く秘書の職務を全うしようと思うと、同じように満遍なく知識が必要です。
「●●」というキーワードを聞いたら「Aさん」
「××」というキーワードが出たら「Bさん」というように瞬発力が求められる仕事です。
②上司への気疲れ
秘書の仕事は常に気を遣う仕事であるため、気疲れしてしまいストレスが溜まります。
気配りが苦痛でない、おせっかいな性格人には合っているかもしれませんが、そうでない人は続けることが難しいかもしれません。
特に秘書が付くような役員クラスを相手に失礼な行動があってはいけませんし、出張や会議が立て続けに予定される中で行程にミスが無いかハラハラドキドキです。
＞＞関連記事：【上司が高圧的・威圧的で辛い！】立ち回り上手な部下になる方法
③孤独であること
職場のコミュニティは小さくなりがちで、上司や先輩と馬が合わないとつらいです。
機密性の高い内容も多く、仕事内容を他人に共有することも難しいのが特徴です。
日々様々な重要案件、トップシークレット、ネガティブ情報などを直間、見たり聞いたりします。
ですから秘密を守る、要は守秘義務がより加重された立場にいます。むやみに他人と交遊して、ポロッと情報を漏したり、些細なことでも相談したりはできない訳です。ですから意識するしないを問わず、自然と他人と距離ができるのは職務上、止むを得ない事なのかもしれません。
＞＞関連記事：【会話がない職場が辛い】息が詰まりそうな職場の雰囲気を変える５つの方法
④パワハラ・セクハラの被害リスクがある
前述した孤独であることに関連し、付く上司とマンツーマンの関係になりやすい秘書。
業務とプライベートとの線引きが曖昧になり、上司のプライベートの世話をさせられたり、他人に見えないところで不満をぐちぐち言われたり、時には体を触られるなどの被害を受けることも否定できません。
⑤自分のスケジュールが立てにくい
秘書のスケジュールは補佐する人のスケジュールありきで組まれるため、自分の予定が立てにくいです。
就業時間外でも会合や打ち合わせ、接待があれば付き添わねばならず、休日も予定があれば出勤せねばなりません。
「土日休みが当たり前に欲しい」という人にとっては良い労働環境とは言えませんね。
秘書として尽くすことがやりがいに繋がっていればよいのですが、そうでない人にはプライベートを削って仕事しているという意識が強くなり、辞めてしまう人が多いようです。
⑥社内で上司の愚痴を言えない
上司との関係性があってこそ、信頼関があってこその仕事ですから、間違っても上司の悪口は言えません。
普通の会社員なら同僚と上司の悪口を言い合ったりして日頃の鬱憤を吐き出せるのですが、秘書の立場上そうはいかないのがつらいところです。
秘書の仕事に向いている人
これまでに述べてきたように、秘書の仕事には秘書なりの辛さがあります。
そんななかでも、秘書の仕事に向いていると思われるのは次のような人です。
- 気持ちの切り替えが上手な人
- サポート役が好きな人
①気持ちの切り替えが上手な人
秘書の仕事は次から次へと予定が動きます。役員は多忙ですからね。
ですから1つのミスを引きずってしまうと次の予定にも影響が出てしまいますから、気持ちを切り替える能力は大切です。
②サポート役が好きな人
他人の活躍に貢献したい。他人が頑張るための支援をしたい。
そんな仕事観を持っている人は秘書に向いているはずです。
秘書は表に出て目立つような仕事ではありませんが、会社の重要な決定権を持っている役員のサポートを全うすることは、その会社へ貢献していることに間違いありません。
秘書の仕事に向いていない人
一方、秘書の仕事に向いていない人はどのような人なのでしょうか？
現在、「秘書の仕事向いていないかも･･･」と感じる方は一度ご確認ください。
- 相手のスケジュールに左右されたくない人
- こだわりが強い人
- 感情が顔に出やすい人
間違いなく言えるのは、
自分の特性に合った仕事をした方がストレスも溜まらないです。
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①相手のスケジュールに左右されたくない人
役員がやむを得ず休日出勤する場合、秘書も同行しなければならないなど、自分の都合で仕事の予定が立てられないことが多いという特徴があります。
定時で早く帰りたいと思っていても、役員の会議が長引き待ちぼうけとなる可能性もあります。
②こだわりが強い人
秘書は役員の性格に合わせて仕事のやり方、進め方を変えないといけません。
「自分のやり方」が通用しない相手に仕事をするため、仕事のやり方、進め方にこだわりがあるとストレスを感じてしまうでしょう。
③感情が顔に出やすい人
仕事柄、納期が短い急な仕事の依頼や、理不尽とも思われる無理な依頼にも対応しなければならないため、思ったことが顔に出やすいタイプの人は向いていないかもしれません。
秘書の仕事がどうしてもつらい時の対処法
秘書の仕事はどうしても辛いという場合は、転職を考えましょう。
もちろん、転職にはリスクがあります。優秀な人でも全ての人が転職に成功しているわけではありませんから。
ですが、転職活動自体はノーリスクでできます。何も行動に移さないよりは、行動を起こした人の方が成功する確率はグッと上がります。
ホワイト企業に転職する
あなたが入りたいホワイト企業への転職を成功させるコツは次の２点です。
- 今の会社を辞める前に転職活動をする
- 転職サイトと転職エージェントを複数併用する
とその前に、自分にとってのホワイト企業とは何か？を考えるのは転職を成功させるためにとても重要です。
今の会社を辞める前に転職活動をする
転職で失敗しないためには、仕事を辞める前に転職活動を始めて内定を貰うことです。
仕事を辞めてから転職活動を始める場合のリスクとして、なかなか内定が決まらず生活に困り、焦って転職先を決めてしまう可能性が挙げられます。
リクナビNEXTが転職経験者にアンケート調査を行い、転職活動のタイミングについて聞いてみたところ、「働きながら転職活動した」という方は76％と、全体の約3/4を占める結果に。逆に「会社を辞めてから転職活動した」と答えた方は18％。転職活動は仕事と両立して行う人が多いようです。
以上のデータからもわかるとおり、転職活動は在職期間中に進めるのが一般的だということですね。
転職サイトと転職エージェントを複数併用する
2点目は転職サイトでスカウトお待ちながら、転職エージェントと面談対策や非公開の求人を紹介してもらうイメージです。
もし転職するか悩んでいるのであれば、転職サイトの登録だけでもいいでしょう。
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今の自分ならどのような条件の求人があるかだけでもチェックしておくだけでも、転職活動ではアドバンテージになります。
よい求人があれば、そこから本格的に転職を考えるのもひとつですね
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転職にとって一番大事なのはタイミングであり、「去年まで出ていた優良求人が今年は応募してない」なんてこともあります。
悩んでいてなにもしないのが一番のリスクなので、後悔だけはしないようにしておきましょう。
やっぱり転職を始めてみよう
本格的に転職を決断したら、転職サイトだけではなく転職エージェントも活用しましょう。
ちなみに登録したからといって、こちらも必ず転職しないといけないわけではありません。
無料で使えますし、使うことによって転職の成功率は格段に上がります。
一点デメリットを挙げるとすれば、転職エージェントは担当者によってどうしても当たり外れがあるということ。
しかしこれらは、転職エージェントを複数登録することによって解決できる問題です。
転職エージェントは幅広く求人情報を集めるためにも、複数登録がおすすめです。
リクナビネクストの調べによると転職者は、平均で4.2社の転職サービスを利用しているそうですよ。
つまり転職を成功させるのであれば、複数登録は必須といえますね。
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理想はなるべく多くの会社と面談して良い求人があったところに絞るのがおすすめですが、少なくとも最低限の比較ができるように2社以上には登録しておいてくださいね。
したがって、おすすめの使い方としては業界最大手で求人数が圧倒的に多いリクルートエージェントを使いつつ、もう１社のうち好みに合う方を使ってみることです。
ちなみに転職エージェントは完全無料で相談ができるので初めてでも安心して利用できます。
一定以上のサービスを利用したら有料になるなんてこともありません。
とにかく辞めるという手段も
今の職場に不満があるなら、「とりあえず辞めてしまおう」というのも１つの手です。
当ブログでは、会社を円満退職する方法や退職代行サービスについても書いていますので、次の記事もご覧ください。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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