ダメな会社ほど会議が多いって本当？ダメな会社のダメな会議５選

この記事では、このような悩みにお答えします。

良い会議をすれば、多くの知恵を結集し、大きな成果を出すこともできます。

しかしながら、多くの会社でダメな会議が横行しているのはなぜでしょう？

ダメな会議の特徴を見ていくと、その原因がわかってきます。

ダメな会社のダメな会議５選

ダメな会議の特徴について５つ挙げました。順番に見ていきましょう。

会議時間が長い会議

大人の集中力が持つ時間は50分と言われています。

1時間を超える会議をしても途中で話が脱線してしまったり議論が発散してしまい、

という状況に陥ります。

事前に資料を読んでおいてもらう、会議のアジェンダを提示するなど、会議時間の短縮化はいくらでもできるはずです。

事前の前提確認がないため、会議中に思考をめぐらすことになり、整理されていない意見が飛び交うことになります。

出席者が多すぎる会議

出席者が多すぎる会議では、１人１人の責任感が低下します。

貢献しても報われるかどうか疑わしいため、努力を出し惜しみします。

半信半疑な意見や質問もためらう人がでてきます。

「念のため出ておこう」という程度の会議に出席しなかったことで困った経験をしたことはあるでしょうか？

きっと、資料の事後共有で事足りるはずです。

会議には人数が多すぎても話が進まないですし、逆に少なすぎても議論が深まらないということもあります。

会議のセッティングをするときは、会議の目的をきちんと見極め、それに応じた人数を調節することを意識したいものです。

会議のための会議

定例会議の存在が、会議のための会議を産み出します。

大企業のような大きな組織では、部署としての意思を統一するために何度も会議が行われ、その上位の会議へ臨むケースが多いです。

気付かないうちに、会議のための会議が目的になってしまうリスクが潜んでいます。

会議のための会議の資料作成で残業なんて、何のために働いているのか分からなくなりますよね。

主催者のアピールのために開催された会議

時に、主催者のアピールの場でしかない「報告会」「成果共有会」のような位置づけの会議が開催されることがあります。

だいたい「ふーん」で終わります。

何かを決めるわけでもなく、相談するわけでもなく、ただの会議開催者の自己満足のために行われる会議には出席する必要はないでしょう。

上席者が常に発言している会議

上席者は会議において審議事項を判断する立場です。

にもかかわらず、「会議の場で上席者が話し続け、部下は話を聞いているだけ」という光景に出くわしたことがある方も少なくないでしょう。

上席者が長く話続けることによる悪影響は次の２点が考えられます。

• 自由に発言できる雰囲気が損なわれる
• 多くの人の貴重な時間を奪う

このように、上席者が一方通行に話し続ける会議からは何も生まれません。「上司の長い話やお説教を何とかできないか？」というのは多くのサラリーマンが一度は抱えたことがある悩みかもしれません。

ダメな会議に巻き込まれないための対策

前述したようなダメな会社のダメな会議に時間を割くの無駄です。
そうならないためにも、会議がセッティングされたら、次の点を意識して考えてみることをおすすめします。

その会議に出席する意味を考える

これまでなんとなく参加していた会議も、後で考えると「出席する必要なかったよな」と思うものもあるのではないでしょうか。

そんな時は、会議に出席する意味を考える癖をつけましょう。

次の2点を意識すると良いです。

• 自分は会議に出ることで何に貢献できるのか？
• 会議に出ることで、自分（または他人）のその後の行動が変わるのか？

会議に出てもその後の行動が変わらないのなら、その会議に出る意味は無いと考えます。

途中退席する勇気を持つ

会議の途中であっても、自分が居る意味が無い会議だと分かれば途中退席する勇気も時には大切です。

ただし、途中退席することは無礼だと感じる方もいるでしょうから、次の点を心掛けておくと良いでしょう。

• 会議を退室する際は、自分の席の近い人間にメモでその内容を簡易的に伝える。
• 退出のタイミングは、誰かが発言している内容が「核心をついている場合」や「会議の重要案件の質疑応答の場合」を避ける。
• 会議出席者の方々に出入り口のところで会釈する。

時間は有限です。自分のために時間を使いましょう。

会議中に別の仕事を進める

いわゆる「内職」をしましょう。

意外？にも多くの会社員が会議中に「内職」を行っていることが次のデータから読み取れます。

会議中に“内職”をしたことがある人はどのくらいいるのだろうか。従業員30人以上の会社で働くビジネスパーソンに聞いたところ「内職を行っている」と答えた人は41.7％であることが、NTTデータ経営研究所の調査で分かった。

会議中に内職をする人は41.7％――どんなことをしている？

あなたがセッティングした会議を「良い会議」にするための方法

ここまでは、ダメな会議の特徴と、ダメな会議に無駄な時間を取られない方法についてご紹介してきました。

ここからは、ご自身が会議開催者となった場合に、「無駄な会議」「出なければ良かった」などと思われないような意味のある会議を開催するためのポイントについてお伝えします。

「良い会議」にするためのポイントは次のとおりです。

目的とゴールを出席者へ認識させる

まず、会議の出席者には会議に出席することで、会社へ何かしらの貢献をしてもらう必要があります。

そうでなければ、会議を開催し出席者の時間を拘束する意味がありません。

ですから、会議の出席者には会議の目的とゴールを理解してもらうことが肝心です。

会議の目的とゴールがあらかじめ明確であれば、出席者側も適切な人材を用意することができますし、議論が脱線することもありません。

事前の資料共有

上記の目的とゴールを出席者に意識させるためにも、可能な限り事前の資料共有を心掛けましょう。

事前の資料共有があれば、時間のある出席者は事前に議論の内容を考えることもできますし、必要な調整を済ませたうえで会議に出席してくれるかもしれません。

会議の目的は何かを決めたり、認識統一を図ることが多いですから、事前の準備を入念に行うことで、ゴールに早くたどり着くことができるはずです。

当日のシナリオを描く

限られた会議時間でゴールに到達するためには、関係者への根回しをしておくことも良い方法です。

会議のキーパーソンとなる人や会議の流れを変える発言力のある人、よく発言する人には、会議の目的やゴールをしっかりと打ち込んでおくことで会議の主催者であるあなたの手助けをしてもらえることもあるからです。

ダメな会議ばかりの会社なら転職を検討しておいた方が良い理由

あなたの会社にダメな会議が多いと感じるのなら、転職を検討してみても良いでしょう。

なぜなら、ダメな会議を行う会社の業績は下がる傾向にあるからです。

無駄で建設的でない会議が多い会社は、社員の貴重な時間を奪っているため、仕事の効率が相対的に低いはずです。生産性のない仕事をしている社員が多いわけですからね。

今の時点で会社を辞めるつもりがなくても、いざという時のために準備だけはしておきましょう。

準備といっても簡単です。
どのような求人情報が世の中にあるのかを把握しておくことだけ。

転職活動の準備を始めるなら、次の方法がおすすめです。

• 自分の市場価値を調べる
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以上、ダメな会議の特徴についてお伝えするとともに、会議を開催する立場になった時に「良い会議」にする方法についてもご紹介しました。

会議は多くの人の貴重な時間を使って行うものですから、実りのある時間にしたいですね。

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